Kierownik Biura Administracyjno-Organizacyjnego
Ogłoszenie o rekrutacji na wolne stanowisko pracy
Kierownika Biura Administracyjno-Organizacyjnego
Rodzaj zatrudnienia: umowa o pracę
Termin składania ofert: do 21 maja 2024 r.
Sposób złożenia oferty: pocztą elektroniczną
Zakres wykonywanych zadań:
- Organizowanie, koordynowanie i nadzorowanie pracy podległych działów.
- Opracowywanie corocznego planu wydatków biura na realizację planowanych zadań.
- Organizowanie sprawnej pracy biura:
- opracowanie odpowiednich procedur i nadzór nad ich przestrzeganiem,
- opracowanie zadań stałych biura i nadzór nad ich realizacją,
- nadzór nad zaopatrzeniem w artykuły niezbędne dla funkcjonowania instytutu,
- nadzór nad sprawami gospodarczymi, inwestycyjnymi i związanych z transportem,
- zabezpieczenie utrzymania czystości w pomieszczeniach instytutu,
- prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem estetyki i remontów budynku oraz terenu wokół siedziby instytutu,
- zabezpieczenie materiałów niezbędnych do realizacji zadań poszczególnych komórek organizacyjnych (w tym nadzór nad magazynem książek i materiałów promocyjnych).
- Zapewnienie właściwej organizacji i koordynacji pracy Instytutu w celu jego sprawnego funkcjonowania, w tym:
- nadzór nad zabezpieczeniem logistycznym,
- zapewnienie prawidłowej realizacji zadań wynikających z Regulaminu organizacyjnego i regulaminów wewnętrznych,
- koordynowanie i nadzorowanie realizacji zadań podległych komórek organizacyjnych zgodnie z Regulaminem organizacyjnym.
- Opracowywanie w porozumieniu z prawnikami i dyrekcją, projektów regulaminów wewnętrznych, regulaminu organizacyjnego, zarządzeń wewnętrznych i innych dokumentów niezbędnych do funkcjonowania instytutu.
- Nadzorowanie prawidłowego funkcjonowania i wykorzystania sprzętu komputerowego, sieci komputerowej, współpraca z firmą IT.
- Administrowanie majątkiem Instytutu, m.in. poprzez:
- gospodarowanie rzeczowymi składnikami majątkowymi,
- nadzorowanie zagospodarowania samochodów służbowych,
- zabezpieczenie mienia, w tym ubezpieczenie, monitoring, zabezpieczenia ppoż, bhp, konserwacja urządzeń,
- prowadzenie spraw związanych z opłatą podatków od nieruchomości oraz dostawą mediów niezbędnych do funkcjonowania instytutu.
- Organizowanie i nadzorowanie pracy firm współpracujących (np. firm remontowo-budowlanych, serwisowych itp.)
- Udział w pracach związanych z realizowaniem kontroli zarządczej.
- Koordynowanie i nadzorowanie funkcjonowania systemu obiegu dokumentów.
- Gromadzenie dokumentacji dotyczących kontroli zewnętrznych, sprawowanie nadzoru nad realizacją zaleceń pokontrolnych oraz przygotowanie, na polecenie dyrektora, kontroli wewnętrznych.
Wymagania niezbędne:
- wykształcenie wyższe, preferowane kierunki: zarządzenie, administracja lub prawo,
- 5 lat doświadczenia w pracy w administracji publicznej,
- min.5 lat doświadczenia w kierowaniu zespołem pracowników,
- pełna zdolność do czynności prawnych i korzystanie z pełni praw publicznych,
- brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
- brak zakazu pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi,
- staranność i bardzo dobra organizacji pracy, w tym: samodzielność, dokładność, terminowość, dyspozycyjność.
Wymagania dodatkowe:
- znajomość aktów prawa, w tym w szczególności ustaw o zamówieniach publicznych, o organizowaniu działalności kulturalnej,
- wysoka kultura osobista,
- skuteczność w realizacji zadań, dbałość o szczegóły i umiejętność zarządzania,
- bardzo dobra organizacja pracy własnej z jednoczesną umiejętnością pracy w zespole,
- umiejętność ustalania priorytetów,
- umiejętności komunikacyjne i interpersonalne,
- umiejętność pracy pod presją czasu i radzenia sobie w sytuacjach kryzysowych,
- obowiązkowość i rzetelność,
- terminowość,
- samodzielność,
- odpowiedzialność, skrupulatność.
Oferujemy:
- umowę o pracę,
- pracę w przyjaznej atmosferze, w instytucji państwowej,
- zaplecze socjalne,
- możliwość szkoleń i rozwoju zawodowego,
- elastyczny grafik pracy.
Wymagane dokumenty: życiorys (CV)
Wybrani kandydaci zostaną poproszeni o przesłanie dodatkowych dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe.
Osoby zainteresowane przedstawioną ofertą prosimy o przesłanie CV do dnia 21.05.2024 r. (wtorek) pocztą elektroniczną na adres: kontakt@polonika.pl (w temacie e-maila prosimy podać: kierownik biura).
Aplikacje złożone po ww. terminie i niezawierające wskazanego tematu w mailu nie będą rozpatrywane.
Zastrzegamy sobie prawo do kontaktu z wybranymi kandydatami.
Wymagane dokumenty aplikacyjne, jeśli zawierają dane w zakresie szerszym niż wskazane w prawie pracy lub dane, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, tj. życiorys (z uwzględnieniem dokładnego przebiegu kariery zawodowej), powinny być opatrzone klauzulą: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z art. 6 ust.1 lit. a) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO)”.